こんにちは。
スモールビジネス経営者の休日創出サポートの新垣 覚です。
面倒な集客や、売上をあげる仕組み作りを外注化して経営者としての時間を取り戻しませんか？
「貯金ゼロ」「人脈ゼロ」「資格なし」の状態で起業して今年で13年目を迎える、生きたマーケティングでサポートします。
経営者として集中すべき部分に集中しつつ、満足にとれなかった休日を楽しみませんか？
正直に言うと、私はスケジュール管理が大の苦手でした。特に起業当初はスケジュールらしいスケジュールも無いのでイヤになり余計にスケジュール管理から遠のいた記憶があります。
でも、スケジュール管理はただのタスク管理ではありません。ビジネスを加速させたり、人生に変化をもたらす大事なものです。
今回は、あなたが無理なく時間を効率的に使えるようになる時間活用方法をお伝えしていきますので楽しみにしてください！
この記事の目次
なぜ時間を効率的に使わなければいけないのか?
起業して、１３年目になりますがお金と、時間は同じ位に大事だということを身にしみています。
特に私は「ひとり型」で起業したので、やることがとても多く時間管理を誤ると仕事が終わらないだけではなく、収入にまで影響することが多いです。
最近は、うまくパートナーと協力して仕事を進められるようになりましたが、以前は寝る間を惜しんで作業をしていたこともありました。今は私ができることに時間を投下しているので、時間の有効活用は以前よりはできてきています。
なので時間活用の重要性を身に染みて感じています。でもどうすればいいのか？分からない人も多いと思います。
私もスケジュールするのが下手な人間です
よく手帳などに1日のタイムスケジュールをそれこそ、分刻みに管理している人がいます。正直、私はそういったものが苦手です。あのような感じで手帳で自分のタイムスケジュールを管理できたら素晴らしいなと思います。
でも事前にそのようにタイムスケジュールを組んでいくことが私はとても苦手で何回も挫折しました。（汗）分刻みのタイムスケジュールをすることはもはや諦めています。
ですから、今は私なりに時間を効率的に使う方法を編み出して実践しています。ですから、手帳などで分刻みのタイムスケジュールができる人には今回の記事はあまりお役に立てないかもしれません。
でも手帳等でスケジュール管理ができない方には参考になるはずです。
何を優先するかが大事
ともすれば分刻みのスケジュールを手帳で管理している人はお客様へのアポイントメントや、会議など、あらかじめスケジュールしやすいことが多いです。
確かに、他人とのアポイントメントは大事です。でも私の場合は、そのようなアポイントメントと同じ位に自分自身でやらなければいけないことをハッキリさせるということがとても大事だと考えています。
私は仕事と人生を分けて考えてはいません。ですから「人生の目標をどのように達成するか？」という事と合わせて、ビジネスのベクトルを決めています。
ですから人生の目的とビジネスの目的が同じ方向を向いて進められています。ですから、自分の人生の目標に合わせてビジネスのスケジュールをすることをいつも考えています。
その中でやらなくてもいいことや、逆に絶対にやらなければいけない仕事というものが出てきます。それらを「ピックアップする」ということが大事なことになっています。
大抵の場合が、そのような大事なことというのは優先順位は低く見積もってしまいがちです。なかなかスケジュールにならなかったりすることが多いはずです。
そのような大事なことを私は一番目に出来るようにするにはどうすればいいか？心がけてスケジュールを立てています。
その際のコツなのですが、例えば何月何日にこの大事な事柄に取り組むとスケジュールするのも良いのですが、もしその時に例えば気分が乗りきれなかったり、他の優先順位の高いことが入ってしまいそのことができなくなると、リスケジュールをしなければいけなくなります。
あなたもご存知のとおりリスケジュールというのは。やる気を削がれます。ですからそのようなリスケジュールをしなくてもいいように私は工夫をしています！
具体的に言うと何月何日にこのことをやると決めるのではなく、そのやらなければいけないことを付箋紙に書いて、「今日やること」として手帳などに貼るようにしています。
もしそれがリスケジュールになった場合は次の日のやるべきことにそれを移動させるという形で「書き換える」ということを止めるようにしています。
こうすることで先延ばししても罪悪感が少なくなります！自分自身を「許す」ということも長く継続していくには大事な要素です。
後回しや先延ばしは悪くない
後回しや先延ばしというのはあまり良くないイメージがあるかもしれません。でもあなたの体は1つだし時間も24時間しかありません。その中で先ほどお伝えしたように手元のアポイントメントを優先すると人生の大事な予定を見逃してしまう可能性が高くなります。
特に他人とのアポイントメント入れておくと仕事をしたような気になります。でも本当にすべきことなのか?今一度考える必要があります。
あなたの人生やビジネスをの目標を達成するのにあなたが「今やろうとしている事」は本当に優先順位が高いものなのでしょうか?
このような問いを自分自身にしたうえで、本当に優先すべきを優先して、今やらなくてもいいなと思うものは勇気を持って先延ばしすることも大事です。
ただそこで先延ばしして先延ばししたことを忘れてしまうと元も子もないのでそれをどのように組むか？というところが大事です。
私はその際も付箋を使っています。先延ばししたことも付箋に書いて例えば1週間後とか2週間後にわかるように貼っておくということをしています。
もし仮にその時できなくてもさらにその付箋を先延ばしして貼ってあげることで、忘れることもないですし、意識の中では認識しているので「必ずやらなきゃいけない」という時が来ますのでその時に必ずできるような優先順位をつけるようにしています。
ですから先延ばしする事は悪くないということを覚えてほしいです。
こなすことが目的ではなくあなたが幸せになるために行動する
先ほど私は「人生の目標表やなどをビジネスと方向を合わせている」ということをお伝えしましたがあなたも全くそれと同じようにする必要はないです。
でも起業したからには何かしら実現したい未来や目標があるはずです。それはほとんどの場合「実現したい人生」とも絡み合っているはずです。
ですから手前のタスクだけをこなすようなルールをすると人生の大事なことを置き忘れてしまう可能性があります。
サラリーマンの時は自分の時間を会社に売るのが仕事ですのでしょうがないですが、起業して自分の時間を自分の自由に使えるようになった今は、責任も伴いますが、自分の時間をうまく活用するという事はとても大事なスキルです。
その際に手前味噌のタスクなどをこなすだけで満足するのはとても、もったいないことです。
私はサラリーマン時代に子供の授業参観にも行きたくても行けなかったり、行事があって休むとその代わりにまた違う日に出社しなきゃいけないというのが苦痛でなりませんでした。
その経験から今でも、家族や自分のために必要なスケジュールは優先して入れるようにしています。
もちろんお客様のスケジュールを優先することもありますが、でも基本的には家族や自分の時間をまず第一にスケジューリングしています。
「お客様が第一」と考えている人にはと怒られそうですが、でもお互いに満足して幸せになることが目標であればこういった時間の使い方は決して反則ではないと思っています。
あなたがスケジューリングしたり時間を有効に活用するのは「あなたが幸せになるためだ」と思えばいろんな時間の活用方法ができます。
時間を有効に使おう
このブログでも何回もお話をしているかもしれませんが、細切れの時間は馬鹿にできません。ですから細切れの時間にやることをあらかじめ決めておくということも大事です。
あなたの仕事にも特にあまり頭を使わずに、半ば機械的にできる作業がたくさんあるはずです。そういったものをあらかじめリストアップしてください。そしてそれを細切れ時間にこなす事も大事なスケジューリングです。
逆にそういったもので避け細切れの時間を使うことで本当に自分が集中しなくてはいけない時間を創り、集中できるので一石二鳥です。
タスクが決まっていない人もいますが、意外にこれは自分の仕事だと思っていてもただの作業だったりすることが多くあります。仕事と作業については以前に「凡人起業家がやる気が出ない日はどうする？」という記事を書きましたので、そこで理解を深めてほしいと思います。
作業と仕事の時間の使い方を見誤ると、とんでもない時間の無駄遣いになるので注意してください。
まとめ
今回はスケジュールを立てて行動するのがが苦手な方のために同じくスケジューリングが苦手な私なりの方法をお伝えしました。
大事な事はやはり起業家の1番の財産である時間活用がうまくなかった私でも、今日お伝えしたことを意識することで1日の終わりや、１週間の終わりにチェックするとかなりの仕事が消化できたということを実感できています。
ですからあなたも必ずできると思うので、今回お伝えしたようなことやあなたなりの方法で有効な時間活用をしてほしいと思います。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
■私の自己紹介：新垣 覚(あらかき さとる)■
自宅開業して13年目になります。
起業家のサポート・コンサルティング,セールスコピーライティング,webサイト制作が主な仕事です。
私自身が13年前の４１歳の時に「貯金ゼロ」「人脈ゼロ」「資格なし」のゼロの状態で起業しましたが現在全国にクライアント様と御縁をいただいております。
倒産の経験あり。実体験とコンサルティングの結果などから情報発信しています。自分の経験やスキルをお金に変える「価値変換セールス」で自分らしいビジネスを構築しませんか？
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